Berkembangnya perusahaan akan mencapai titik di mana menggunakan program pencatatan menjadi kurang efisien. Pada saat itu, perusahaan membutuhkan sebuah program yang membantu dalam mengumpulkan dan mengatur informasi demi efisiensi bisnis seiring berkembangnya bisnis tersebut. Program ini dinamakan ERP. Sebagian ahli bisnis sudah sering mendengar istilah ERP, tetapi belum tentu mengerti sepenuhnya mengenai kemampuan program ini untuk bisnis mereka.
Apa itu Enterprise Resource Planning (ERP)?
ERP adalah program bisnis yang menjalankan proses bisnis dengan memberi, merekam, dan pengendalian informasi dari database pusat termasuk departemen-departemen seperti akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, penjualan, pemasaran, dan sumber daya manusia (SDM).
Setiap bisnis mempunyai divisi yang berusaha berkolaborasi untuk menjaga operasional perusahaan tetap optimal. Namun, hal ini menjadi tantangan Ketika informasi krusial tersebar di seluruh sistem dan tidak terhubung. Misalnya tim akuntansi dan tim perencanaan finansial masing-masing mempunyai dokumen yang berbeda dengan angka yang berbeda juga untuk memeriksa pengeluaran.
Manfaat ERP adalah ERP bekerja memusatkan data, memberikan visibilitas lintas departemen, analisis yang efisien, menyelesaikan konflik data, dan mendorong peningkatan proses. Artinya, perusahaan melakukan penghematan dan produktivitas bisnis yang lebih baik karena orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari data yang dibutuhkan.
ERP bisa membingungkan karena program ERP tidak selalu berdiri sendiri. ERP adalah kategori program bisnis, dan sistem ERP mempunyai banyak model, yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
ERP untuk Bisnis
Sistem ERP bisa menjadi aset perubahan untuk bisnis yang ingin memanfaatkan sumber daya dengan bijak. Membantu mengalokasi modal dan finansial lebih efektif untuk efisiensi bisnis, menghemat biaya tanpa mengorbankan kualitas atau performa.
Karyawan bisa melihat inventori dan order secara detail, membantu spekulasi permintaan di waktu yang akan datang dengan order pembelian pemasok yang ada sekarang. Hal ini bisa mencegah adanya masalah pembelian. Program ERP juga meningkatkan komunikasi dan kolaborasi karena pekerja lapangan bisa langsung melihat status dari departemen lain sehingga bisa mengambil keputusan.
Sebagai sumber data yang menyeluruh, sistem ERP juga memberikan laporan dan analisa yang membantu pengambilan keputusan bisnis. Mengubah informasi mentah menjadi bagan dan grafik yang mengilustrasikan model operasional bisnis yang sangat berharga bagi eksekutif bisnis.
Komponen dalam sistem ERP
ERP berisikan beberapa modul, kumpulan fitur untuk berbagai aspek bisnis termasuk peran back & front office. Melampaui fungsi keuangan dan fundamental seperti manajemen rantai pasokan dan komunikasi antar pelanggan.
Program ERP bisa bersifat langsung pakai, namun bisa juga dibutuhkan penambahan modul untuk proses yang spesifik. Sebelum mengambil rute ini, pemilik bisnis harus sudah memahami fungsi dan konfigurasi yang sudah ada di dalam program. Tujuannya adalah untuk mengurangi customization.
Modul Inti ERP
- Manajemen Finansial : Fondasi dari sistem ERP, mengatur buku besar dan data finansial perusahaan. Melacak semua transaksi, termasuk beban dan penerimaan, juga rekonsiliasi dan pelaporan.
- Manajemen Sumber Daya Manusia : Merekam kinerja karyawan secara detail, seperti cuti dan ulasan kinerja.
- Manajemen Rantai Pasokan : Melihat alur perpindahan barang dari pemasok melalui manufaktur sampai ke tangan pelanggan.
- Manajemen Hubungan Pelanggan : Melacak seluruh alur komunikasi dengan klien, membantu mengelola Lead, dan bisa meningkatkan servis pelanggan.
Modul Tambahan ERP
- Manufaktur : Proses manufaktur bisa dianggap cukup rumit, dan modul ini membantu perusahaan dalam mengkoordinasi proses pembuatan barang jadi. Modul ini bisa memastikan produksi sesuai dengan kebutuhan dan monitor jumlah barang dalam proses dan barang selesai produksi.
- Manajemen Inventori : Melihat keadaan inventori sesuai dengan Stock Keeping Unit (SKU) dan melakukan penambahan sesuai kebutuhan. Perusahaan berbasis penjualan produk sangat membutuhkan modul ini untuk optimasi stok sesuai dengan permintaan di lapangan.
- Manajemen Proyek : Melacak proyek, waktu dan sumber daya yang digunakan dalam proyek tersebut. Mempermudah billing dan kolaborasi antar staf yang bekerja dalam proyek yang sama.
- E-Commerce : Mengatur toko belanja daring sesuai tampilan dan nuansa situs serta memperbarui halaman produk sesuai kebutuhan.
- Otomatisasi Pemasaran : Apabila dibutuhkan, modul ini memungkinkan organisasi untuk personalisasi pesan mereka, juga memberikan alat otomatisasi pemasaran untuk meningkatkan prospek, penjualan, dan loyalitas pelanggan.
- Procurement : Mengatur bahan mentah atau barang jadi yang wajib dibeli. Membuat permintaan pembelian, order pembelian secara otomatis untuk mengurangi kelebihan dan kekurangan pembelian.
- Manajemen Order : Memonitor order pelanggan masuk dan keluar dan melacak operasionalnya dari proses pengiriman.
- Manajemen Gudang : Memfokuskan penerimaan, pengambilan, pengepakan, pengiriman. Guna, menghemat waktu dan biaya di gudang.
- Manajemen Kerja : Merekam kehadiran dan jam kerja untuk mengatur gaji. Alat ini bisa menghitung produktivitas bisnis dari setiap tim, departemen, dan individu berdasarkan absensi.
Sebuah sistem terpadu bisa mengatur operasional dan meningkatkan kinerja untuk mengurangi beban dan hambatan. Ini bisa dilihat dengan organisasi yang ketergantungan dengan program pencatatan secara manual dan komunikasi antar tim yang menggunakan platform yang berbeda. Program pencatatan membutuhkan perubahan manual yang cukup sering, membuat cara tersebut rawan kesalahan pengguna dan tergolong kadaluwarsa. Bertukar informasi dan komunikasi di luar sistem internal sangat berisiko karena kurangnya keamanan dan akan sulit melakukan audit jika diperlukan. Transformasi digital ke sistem ERP dengan modul yang sudah tersentralisasi akan mempermudah jalannya bisnis dan eliminasi update data secara manual. Juga memudahkan penarikan dan pengumpulan dokumen dan data dari semua departemen.
Dengan demikian, penerapan sistem ERP melibatkan penentuan sistem mana yang akan diganti, sistem mana yang harus dihubungkan, dan sistem mana yang dibiarkan berdiri sendiri. Transformasi digital ke sistem ERP adalah Investasi yang sangat bergantung dengan sebanyak apa informasi yang dimasukkan ke dalam ERP, jadi sebisa mungkin hindari sistem terpisah dari ERP.
Memutuskan kapan implementasi ERP ke dalam bisnis Anda harus didasarkan dengan beberapa pertimbangan, antara lain:
- Apakah sistem yang berjalan sekarang sudah memenuhi pekerjaan Anda? Jika belum, maka Anda mempunyai alasan yang kuat untuk mencari modul yang relevan yang ditawarkan vendor ERP.
- Jika sistem lama harus tetap berjalan, apakah tersedia konektor untuk menghubungkan dengan program ERP? Pengguna harus memahami sulitnya melakukan migrasi data. Konektor harus bisa berjalan dengan sempurna. Juga memperhatikan apabila ada pembaharuan versi, konektor tetap harus berjalan.
- Apabila konektor sudah tersedia, apakah bisa dijalankan secara real-time dan tetap menjaga semua data yang diperlukan tetap mengalir ke dan dari setiap sistem? Beberapa konektor bisa bekerja secara real-time, namun ada juga yang tidak. Sebagian juga memindahkan data secara terbatas dan hanya satu arah. Pastikan memilih konektor yang tepat untuk menjaga aliran data.
Jika Anda memutuskan untuk mempertahankan sistem dan mengintegrasikannya dengan ERP pilihan Anda, sadari bahwa memverifikasi fungsi konektor yang benar sudah menjadi keharusan karena program akan terus mempunyai siklus pembaharuan. Pastikan Anda memiliki keahlian, baik secara internal atau melalui mitra atau pemasok, untuk menjaga aliran data.
Keuntungan dan Keunggulan ERP
- Penghematan biaya dengan ERP : Keunggulan program ERP adalah bisa menghemat dana perusahaan dari berbagai aspek. Dengan otomatisasi pekerjaan mudah yang bersifat repetitif, Anda bisa mengurangi kesalahan dan kebutuhan untuk menambah tenaga kerja seiring berkembangnya perusahaan.
- Visibilitas alur kerja : Dengan informasi dan alur kerja yang terpadu, karyawan yang mempunyai akses ke sistem bisa melihat status dan performa kerja di setiap divisi. Visibilitas ini akan mempermudah atasan dan manajer untuk meminta dokumen yang dibutuhkan pada setiap divisi.
- Pelaporan dan analisis : Menampilkan metrik atau pembanding sangatlah penting. Dengan ERP, permintaan kebutuhan dan perubahan proses bisnis bisa langsung tersampaikan. Juga identifikasi dan penyelesaian masalah bisa lebih cepat dengan minimal risiko.
- Pemusatan Data : Data yang tersentralisasi dan bisa diakses secara real-time akan sangat membantu dalam memberikan insight bisnis dan pengambilan keputusan yang baik.
- Pengaturan Regulasi : ERP menyediakan laporan keuangan yang mematuhi standar dan peraturan. Ini memudahkan pelaporan dokumen yang sesuai regulasi dan lengkap.
- Manajemen risiko : Kontrol akan akses dan persetujuan kerja akan meningkatkan proses finansial dan mengurangi pemalsuan. Data yang akurat bisa mencegah kesalahan dalam penjualan dan beban.
- Keamanan data : ERP sangat paham bahwa data sensitif perlu diamankan. Sudah menjadi standar bahwa ERP menggunakan protokol keamanan tingkat tinggi untuk mencegah perusahaan dari serangan siber.
- Peningkatan produktivitas : Efektivitas kerja berasal dari kerja sama yang baik. ERP memudahkan berbagi informasi seperti order pembelian, penjualan, kontrak. Ini membantu merobohkan tembok antar departemen.
- Skalabilitas : Sistem ERP yang benar akan terus berkembang dan fleksibel dalam menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan hari ini dan di masa yang akan datang. Sistem cloud menjadi salah satu contoh sistem dengan adaptasi yang tinggi dengan perubahan yang terjadi pada organisasi meskipun data terus bertambah.
- Fleksibilitas : ERP mendukung fleksibilitas untuk menerapkan proses yang unik dan spesifik dengan mengizinkan administrator untuk membuat alur khusus perusahaan. ERP meningkatkan organisasi untuk berinovasi dan kreatif.
- Customer Service & Manajemen mitra : Data pemasok, pengiriman, dan penyedia layanan yang tersedia dalam sistem ERP dapat memperkuat hubungan mitra dan pelanggan.
- Forecasting : ERP merencanakan dan mengatur pengeluaran, membantu tim keuangan dalam perkiraan harian, mengurasi konsolidasi berlebih dan koordinasi dengan departemen lain lebih transparan.
Kesimpulan
Sistem ERP yang tepat untuk perusahaan Anda adalah sistem yang mendukung kebutuhan Anda saat ini dan juga bisa berkembang bersama bisnis Anda. Memanfaatkan modul dan fitur yang mendorong penghematan dan membantu Anda membuat peluang. ERP juga sistem yang terpadu dan sungguh membantu perusahaan menjalankan seluruh bisnis mereka di satu tempat, artinya tidak ada koneksi yang terputus, dan pengguna menikmati antarmuka umum saat berpindah antar modul.
Password Solusi Sistem menawarkan solusi ERP dengan produk Business Central dari Microsoft untuk membantu perusahaan menjalankan seluruh bisnis mereka. Penawarannya mencakup aplikasi untuk keuangan, manajemen inventaris dan pesanan, SDM, otomatisasi layanan profesional, dan analisis tingkat lanjut berbasis AI. Semua aplikasi ini terintegrasi secara alami, memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan dengan benar dan cepat dan menambahkan apa yang diperlukan di saat Anda membutuhkannya.
