Era digital menghadirkan disrupsi dan peluang bagi banyak industri baik dari kelas kecil, menengan dan besar. Salah satu hal yang krusial di area digital adalah sistem ERP, dan pertanyaan yang sering muncul saat hendak memilih sistem ERP adalah hendak menggunakan Cloud ERP atau On-Premise ERP? Keputusan ini perlu mempertimbangkan banyak faktor penting seperti keragaman fitur, skalabilitas, keamanan operasional.
Seiring dengan berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi yang sangat pesat saat ini, trend mulai beralih ke Cloud mulai dari storage, hosting, dan SaaS hingga ERP juga sudah tersedia di cloud. Tetapi apakah semua perusahaan harus beralih ke Cloud ERP atau tetap lebih sesuai jika memakai On-Premise ERP? Kedua jenis ERP tersebut memiliki keunggulan dan kekurangan yang bisa disesuaikan dengan jenis dan model bisnis dari tiap perusahaan serta kondisi yang dihadapi perusahaan tersebut.
Pertimbangan untuk memilih Cloud ERP
Cloud ERP menawarkan keragaman fitur dan skalabilitas yang lebih baik. Penyedia layanan mengelola infrastruktur di pusat data Cloud ERP. Software ERP terpasang di cloud dan bisa diakses melalui internet. Pengguna dapat bekerja dari mana saja, kapan saja, melalui perangkat apa pun dengan koneksi internet. Update otomatis oleh penyedia layanan memastikan software ERP selalu terupdate, sementara skalabilitas tinggi memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan permintaan pasar dan pertumbuhan bisnis.
Kelebihan manfaat Cloud ERP:
- Agility dan Scalibility: Adaptasi cepat terhadap perubahan pasar dan pertumbuhan bisnis. Penambahan pengguna dan fungsionalitas mudah dilakukan tanpa perlu investasi besar dalam infrastruktur karena langsung request dan bisa dengan cepat dilakukan adjustment di Cloud Servicenya.
- Aksesibilitas Universal: Pengguna dapat bekerja dari mana saja, kapan saja, dan melalui perangkat apa pun dengan koneksi internet. Meningkatkan kolaborasi dan mobilitas karyawan. Memudahkan akses data dan aplikasi ERP bagi karyawan di berbagai lokasi.
- Biaya Awal Rendah: Tidak memerlukan investasi awal yang besar dalam infrastruktur hardware dan software. Cukup membayarkan biaya langganan sudah bisa langsung dipakai, sehingga lebih mudah diprediksi dan dikelola tanpa harus mempersiapkan tempat dan aksesoris untuk server fisik.
- Pembaruan Otomatis: Penyedia layanan akan secara otomatis memperbarui software ERP ke versi terbaru. Pengguna selalu terupdate dengan fitur dan fungsi-fungsi yang terbaru, hal tersebut dapat mengurangi beban kerja tim IT yang harus terus menerus melakukan pengembangan dan mengatasi masalah jika terjadi ada bug atau error di aplikasi.
- Pemeliharaan Rendah: Penyedia layanan bertanggung jawab atas pemeliharaan infrastruktur dan software ERP. Mengurangi beban kerja tim IT sehingga memungkinkan tim IT untuk fokus pada tugas lain yang lebih strategis.
Kekurangan Cloud ERP:
- Ketergantungan pada Penyedia Layanan: Perusahaan bergantung pada uptime dan keamanan infrastruktur penyedia layanan. Gangguan pada infrastruktur penyedia layanan dapat berakibat pada downtime dan kerugian finansial. Penting untuk memilih penyedia layanan yang terpercaya dan memiliki reputasi baik.
- Keamanan Data: Data perusahaan disimpan di infrastruktur penyedia layanan, sehingga ada potensi risiko keamanan data. Penting untuk memilih penyedia layanan yang memiliki standar keamanan data yang tinggi dan menerapkan langkah-langkah pengamanan yang tepat.
- Keterbatasan Kustomisasi: Fleksibilitas kustomisasi software ERP mungkin terbatas dibandingkan dengan On-Premise ERP. Perusahaan mungkin tidak dapat menyesuaikan software ERP sepenuhnya dengan kebutuhan bisnisnya. Penting untuk memilih penyedia layanan yang menawarkan opsi kustomisasi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
- Biaya Berlangganan Bulanan: Perusahaan harus membayar biaya berlangganan bulanan kepada penyedia layanan. Biaya ini dapat bertambah seiring dengan pertumbuhan bisnis dan kebutuhan pengguna.
Pertimbangan untuk memilih On-Premise ERP
On-Premise ERP memberikan perusahaan kontrol penuh atas software dan infrastruktur ERP-nya. Software ERP diinstal di server perusahaan, memungkinkan kontrol penuh atas konfigurasi dan kustomisasi. Perusahaan memiliki kontrol penuh atas akses data, privasi, dan kepatuhan terhadap regulasi. Kustomisasi yang fleksibel memungkinkan software ERP disesuaikan dengadn kebutuhan dan proses bisnis yang unik. Dalam hal ini Tim IT perusahaan bertanggung jawab atas pemeliharaan infrastruktur dan software.
Kelebihan On-Premise ERP:
- Keamanan dan Kontrol Data Mumpuni: Kontrol penuh atas data, privasi, dan kepatuhan terhadap regulasi. Cocok untuk perusahaan yang menangani data sensitif atau memiliki regulasi ketat terkait penyimpanan data.
- Kustomisasi Fleksibel: Kemampuan untuk menyesuaikan software On-Premise ERP dengan kebutuhan dan proses bisnis yang unik. Memberikan fleksibilitas bagi perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnisnya.
- Kebebasan Beroperasi: Tidak bergantung pada uptime dan keamanan infrastruktur penyedia layanan eksternal. Memberikan perusahaan kendali penuh atas akses dan operasional ERP.
- Akses Offline: Kemampuan untuk mengakses data dan fungsionalitas ERP bahkan tanpa koneksi internet. Penting untuk perusahaan yang beroperasi di area dengan konektivitas internet yang terbatas.
Kekurangan On-Premise ERP:
- Biaya Awal Tinggi: Investasi awal yang signifikan dalam infrastruktur dan hardware. Memerlukan perencanaan dan penganggaran yang matang karena semuanya akan diatur dan dikontrol sendiri oleh Tim IT.
- Skalabilitas Terbatas: Penambahan pengguna dan fungsionalitas mungkin memerlukan investasi tambahan dalam infrastruktur. Kurang ideal untuk perusahaan yang mengalami pertumbuhan bisnis yang pesat. Terutama jika ada update fitur software atau bahasa pemrograman yang mulai obsolete, diperlukan engineer-engineer baru yang harus bisa mengikuti perkembangan jaman.
- Akses Terbatas: Akses hanya dari dalam jaringan perusahaan, membatasi mobilitas
- Biaya Maintenance Meningkat Seiring dengan Waktu: Seiring berkembangnya perusahaan, kebutuhan infrastruktur IT akan semakin meningkat begitu pula dengan biaya maintenance nya juga akan mengikuti, karena untuk penambahan infrastruktur tidak hanya menambah sumber daya peralatan, tetapi juga menambah sumber daya manusia untuk melakukan maintenance tersebut.
Menimbang Kebutuhan Unik yang Berbeda di Tiap Perusahaan
Baik Cloud ERP maupun On-Premise ERP memiliki kelebihan dan kekurangannya. Keputusan tepat bergantung pada kebutuhan dan situasi unik masing-masing perusahaan.
Pertimbangkan:
- Kebutuhan dan kompleksitas bisnis : Cloud ERP cocok untuk perusahaan yang proses bisnis nya tidak membutuhkan kustomisasi khusus. Sedangkan On-Premise ERP cocok untuk perusahaan yang memiliki banyak kustomisasi khusus sesuai kebutuhan di perusahaannya.
- Anggaran : Cloud ERP umumnya memiliki biaya awal yang lebih rendah dengan biaya berlangganan bulanan, sedangkan On-Premise ERP memiliki biaya awal yang tinggi tetapi tidak ada biaya berlangganan bulanan.
- Keamanan dan Pemenuhan Regulasi : Perusahaan dengan data sensitif atau terkait dengan regulasi daerah akan lebih memilih On-Premise ERP untuk kontrol keamanan data yang bisa diatur sendiri oleh pihak internal. Untuk Cloud ERP bisa juga menjadi pilihan jika Pusat Data-nya berada di region yang sama dengan regulasi dimana perusahaan itu berada, selain itu pilihlah vendor Cloud ERP yang sudah memiliki security dan risk management yang terpercaya.
- Keahlian IT : Perusahaan dengan tim IT yang kuat mungkin lebih mampu mengelola On-Premise ERP, sedangkan perusahaan dengan tim IT yang lebih kecil mungkin lebih memilih Cloud ERP yang dikelola oleh penyedia layanan.
- Kebutuhan skalabilitas dan fleksibilitas : Cloud ERP umumnya lebih mudah diskalakan dan menawarkan fleksibilitas yang lebih besar untuk perubahan di masa depan, sedangkan On-Premise ERP mungkin memerlukan investasi tambahan untuk skalabilitas.
Lebih dari Sekadar Memilih Software ERP
Memilih ERP bukan sekadar memilih software, melainkan investasi strategis untuk masa depan perusahaan. Keputusan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan kolaborasi, dan mendorong inovasi.
Pilihlah dengan Bijak: Menuju Masa Depan Yang Gemilang
Dengan memahami perbedaan utama antara Cloud ERP dan On-Premise ERP, mempertimbangkan faktor-faktor penting, dan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, perusahaan dapat membuat keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis mereka dan meraih kesuksesan di era digital.
Ingatlah: Tidak ada jawaban universal. Kunci sukses terletak pada memahami kebutuhan unik perusahaan Anda, memilih solusi yang tepat, dan memaksimalkan manfaatnya untuk mengantarkan Anda menuju masa depan yang gemilang.
Langkah Berikutnya:
- Melakukan riset lebih lanjut : Pelajari lebih lanjut tentang Cloud ERP dan On-Premise ERP dari berbagai sumber, termasuk penyedia layanan, konsultan, dan studi kasus.
- Menilai kebutuhan Anda : Lakukan analisis mendalam tentang kebutuhan bisnis Anda, termasuk anggaran, sumber daya IT, dan tujuan strategis.
- Mengevaluasi solusi : Bandingkan berbagai solusi Cloud ERP dan On-Premise ERP berdasarkan fitur, fungsionalitas, harga, dan reputasi penyedia layanan.
- Membuat rencana implementasi : Kembangkan rencana yang komprehensif untuk mengimplementasikan solusi ERP yang dipilih, termasuk pelatihan pengguna, migrasi data, dan manajemen perubahan.
Kesimpulan
Memilih ERP yang tepat adalah investasi penting untuk masa depan perusahaan Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan membuat keputusan yang tepat, Anda dapat memaksimalkan manfaat ERP dan mengantarkan perusahaan Anda menuju kesuksesan di era digital.
PT. Password Solusi Sistem dapat membantu anda dalam memilih ERP yang tepat untuk anda, mulai dari menganalisa proses bisnis anda, membantu memberi solusi dan work around dari pain point yang dialami dari proses bisnis sehari-hari, sampai dengan implementasi ERP hingga Go Live.
Dengan Ber-partner dengan Microsoft, kami bisa memberikan solusi yang tepat untuk bisnis anda dengan fitur-fitur yang kaya dan fleksibel serta bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda mulai dari yang simpel hingga memiliki kompleksitas yang tinggi. Kami menyediakan solusi Cloud dan On-Premises ERP serta environment SaaS yang mendukung proses bisnis anda.
